1. Il Codice di Condotta professionale

2. Comprendere la missione

3. Applicazione del Codice di Condotta

4. Principi generali di comportamento

5. La nostra organizzazione

6. Le nostre persone

7. Le relazioni con i clienti

8. Le relazioni con il mercato

9. Riesame delle decisioni e delle attività

 

1. Il Codice di Condotta professionale

L’operato di AKITA CONSULT S.R.L. (di seguito anche solo “AKITA”) è improntato ad una visione globale e ad un costante presidio dell’etica, della correttezza e della trasparenza.

Il Codice di Condotta professionale che presentiamo (di seguito il “Codice di Condotta”) è destinato alle nostre persone (soci, collaboratori e dipendenti), che rappresentano l’energia più preziosa per lo sviluppo della nostra realtà ed hanno un ruolo fondamentale nel creare valore a beneficio dei clienti e della vasta platea di interlocutori con cui interagiamo e, ciascuno, guidato dai comuni valori, nel rispetto della legge e della normativa applicabile, è incoraggiato a prestare il proprio contributo.

Il Codice di Condotta:

.intende rendere comuni e diffusi i valori e i principi in cui ci riconosciamo ed ai quali ispiriamo la nostra condotta;

.vuole costituire uno strumento che chiarisca la via che intendiamo seguire, come individui e come professionisti che assumono decisioni in contesti sempre più competitivi e gestiscono rapporti integrando competenze e solidi principi di condotta etica.

Il nostro percorso, è segnato da persone che lavorano con l’ambizione di perseguire l’eccellenza, che pongono l’integrità alla base dei rapporti con tutti gli interlocutori ed operano con il desiderio di mettere al servizio della professione e della collettività esperienza e competenze.

Come Società di consulenza indipendente, riteniamo che una gestione trasparente del business e delle relazioni sia fondamentale non solo per limitare i rischi, ma anche per accrescere lo sviluppo e la competitività dell’ organizzazione e per contribuire alla crescita sostenibile delle nostre comunità e dell’intera collettività.

Ciascuno è tenuto ad assumersi la responsabilità personale nello svolgimento delle proprie mansioni con lealtà ed integrità, a conoscere e condividere il presente Codice di Condotta, ad avere una specifica conoscenza dei principi e delle regole che si applicano al proprio lavoro.

Il Codice di Condotta è a disposizione di tutte le persone dell’organizzazione e di tutti gli interessati.

2. Comprendere la missione

Al fine di potenziare gli impatti positivi del nostro agire professionale è importante che ciascuno comprenda, ed integri, a tutti i livelli dell’organizzazione, gli atteggiamenti che ci contraddistinguono e l’impegno che mettiamo nel tenere fede alla nostra Missione:

Servire le Imprese stringendo una relazione che diventi collaborazione e condivisione con i nostri clienti.

Consapevoli del valore della nostra attività nel promuovere un brand forte dei valori espressi nel suo nome: forza, affidabilità, servizio non disgiunto da un carattere unico ed indipendente con uno stile di crescita attento alla sostenibilità dei risultati ed alla creazione di fiducia.

Pronti a cooperare con i soggetti economici e istituzionali, privati e pubblici, tramite modalità operative ispirate alla trasparenza e alla correttezza.

Avere la consapevolezza di appartenere ad un’organizzazione che si basa su conoscenze e competenze, mettendo questo knowhow a disposizione dei clienti, delle nostre persone e della comunità, al fine di contribuire alla creazione di un modello di sviluppo etico.

Soci, collaboratori e dipendenti, si impegnano ogni giorno ad orientare i propri comportamenti ispirandosi a Principi e Valori base della nostra identità, espressione di ideali ai quali ciascuno deve fare riferimento nello svolgimento delle proprie attività:

1) Rispetto della legalità

La nostra integrità e la nostra reputazione si basano sul rispetto e sull’osservanza delle leggi e della normativa (anche professionale). Sono vietate le attività che possono coinvolgere AKITA in attività illecite ed è responsabilità individuale di ciascuna persona conoscere le leggi, la normativa e gli obblighi connessi al proprio lavoro, poiché il loro mancato rispetto può dare luogo a sanzioni civili o penali ed impattare sulla reputazione di AKITA e di coloro che vi prestano la propria attività.

2) Comportamento etico

Quando le attività non sono regolate da leggi o altra fonte normativa, al fine di garantire i più elevati elevati standard etici, dobbiamo uniformarci sempre al rispetto dei principi di lealtà, di trasparenza e onestà: non si può imporre né accettare nessun obiettivo il cui raggiungimento chieda di derogare, anche solo parzialmente, a questi principi ed alle norme di indipendenza che sono alla base del nostro agire.

3) Responsabilità di rendere conto delle proprie attività

Consapevoli dell’importanza di promuovere l’attuazione di comportamenti etici, comunichiamo in maniera chiara, accurata, onesta e completa le nostre responsabilità e forniamo risposte, individualmente e collettivamente, in merito alle decisioni ed alle attività della nostra organizzazione.

4) Rispetto degli interessi degli interlocutori

Il valore delle relazioni con i nostri interlocutori risiede nella costante attenzione alle loro istanze. Le relazioni con i clienti e la business community, i rapporti con gli Enti e le Istituzioni, con il mondo accademico, le associazioni di settore e gli enti (anche non profit), rappresentano un patrimonio prezioso che va salvaguardato attraverso una rigorosa attitudine alla serietà, all’integrità e alla responsabilità.

5) Diritti e pari opportunità

A tutti i livelli le persone che sono parte dello Studio devono inderogabilmente rispettare le leggi, la normativa ed i principi generali che vietano qualsiasi forma di discriminazione legata all’età, alla razza, al sesso, all’origine etnica, alla nazionalità, alla religione, alla salute, alla disabilità, allo stato civile, all’orientamento sessuale, alle convinzioni politiche. La selezione e l’inserimento delle persone si basano esclusivamente sulla qualifica professionale e sulle competenze.

Missione, Principi e Valori si traducono in regole, procedure e istruzioni finalizzate a promuovere la conduzione etica delle nostre attività. Le prestazioni, e la capacità di operare efficacemente e con correttezza, dipendono dalle responsabilità che il singolo si deve assumere.

Dobbiamo altresì essere responsabili verso i clienti, a cui dobbiamo prestare il migliore servizio, con cui condividiamo sfide ed impegni, nei confronti della comunità, che si aspetta da noi integrità e trasparenza, ed in generale verso tutti gli interlocutori, nell’ottica di creare un valore solido e sostenibile per l’intera collettività.

A supporto di questo processo, AKITA mette a disposizione delle persone un’organizzazione strutturata, efficiente e dinamica ed ha sviluppato una cultura basata sul rispetto reciproco e sulla capacità di lavorare in team, in modo da promuovere la responsabilità personale e lo spirito d’iniziativa a tutti i livelli.

Nell’offerta dei servizi professionali, coerenti con gli standard professionali AKITA salvaguarda ’indipendenza e l’obiettività evitando conflitti di interesse – così come la riservatezza dei clienti e delle loro attività, prestando particolare attenzione al trattamento di informazioni privilegiate.

3. Campo di applicazione del Codice di Condotta

La finalità del Codice di Condotta è quella di aiutare ad adeguare le azioni e le decisioni di ciascuno ai valori fondamentali e alle esigenze di conformità cui si deve ottemperare nel perseguimento della missione e nello svolgimento della professione.

Il Codice di Condotta non intende essere un elenco completo di obblighi legali e di conformità.

Lo scopo del Codice di Condotta è piuttosto quello di aiutare ciascuno, da un lato, a riconoscere in via preliminare le problematiche etiche e di conformità ancor prima che si pongano, e dall’altro ad affrontare in modo consono quelle che si presentano.

Tutti coloro che operano in e per AKITA, sono chiamati a condurre il proprio lavoro in conformità con il Codice di Condotta, i Codici deontologici delle professioni, le normative, i regolamenti, gli standard, le linee guida e le procedure, principalmente correlate alle esigenze dell’ambiente professionale e legale italiano, oltre alle leggi e alle normative applicabili nei Paesi in cui lo AKITA si trovi ad operare.

Il Codice di Condotta ha inoltre lo scopo di soddisfare gli obblighi legali e di conformità già esistenti in ambito professionale. Se tali obblighi sono più limitati rispetto a quanto previsto dal presente Codice di Condotta , coloro che operano in e per AKITA si atterranno alle previsioni più stringenti contenute nel Codice di Condotta.

4. Principi generali di comportamento

Soci, collaboratori e dipendenti improntano la propria condotta, sia nei luoghi di lavoro sia all’esterno, ad elevati standard di correttezza ed integrità e si astengono da comportamenti non compatibili con gli incarichi svolti ed il ruolo svolto, tali da compromettere la reputazione e l’immagine di AKITA.

In tale ottica ed a titolo esemplificativo, essi si astengono dal tenere, nei luoghi di lavoro, comportamenti non improntati alla correttezza ed al massimo rispetto della dignità e personalità di ciascuno, nonché dal praticare, anche nella vita privata, attività che possono pregiudicare la propria situazione finanziaria personale o comunque attività non lecite od eticamente riprovevoli. Non sono comunque tollerate discriminazioni di ogni tipo e molestie sessuali, nonché atteggiamenti intimidatori e ostili.

A titolo esemplificativo, i nostri principi generali di comportamento sono i seguenti:

.Osservare le leggi e la normativa

.Agire in maniera corretta ed equa

.Trattare gli altri con disponibilità e cortesia

.Rispettare gli obblighi professionali e ritenersene responsabili

.Considerare le conseguenze delle proprie azioni

.Impegnarsi al meglio delle proprie capacità

.Essere consapevoli che il comportamento personale è fondamentale per il successo e la reputazione della propria persona e di AKITA

.Mantenere gli impegni presi

.Cercare assistenza nel prendere decisioni di natura deontologica e nell’affrontare questioni di

carattere etico.

Il Codice di Condotta, pur contenendo molteplici informazioni e indicazioni relative al comportamento professionale che siamo tenuti a seguire, non contempla ogni situazione e non rappresenta un sostituto alla nostra responsabilità di agire con buon senso.

5. La nostra Organizzazione

AKITA invita ciascun individuo operante al suo interno a contribuire alla vita dell’organizzazione con un rapporto leale verso la stessa, usando i canali appropriati e collaborando con i colleghi.

In particolare soci, collaboratori e dipendenti sono impegnati a:

• tutelare e migliorare l’immagine e la reputazione di AKITA, le quali si basano sulla condotta personale e professionale, così come sulla propria prestazione;

• operare con diligenza per salvaguardare i beni dell’organizzazione inclusi dati, informazioni, capitale conoscitivo e tecnologico attraverso comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative predisposte per regolamentarne l’utilizzo;

• individuare i rischi relativi al cliente e condividerli con il proprio riferimento;

• tutelare le informazioni di proprietà ed il segreto professionale;

• evitare conflitti di interesse partecipando ad attività politiche, professionali, iniziative di beneficenza e di servizio civile;

• conservare e gestire accuratamente tutti i dati fondamentali, spese, documenti giustificativi, fatture e conti;

• segnalare furti effettivi o presunti, o l’uso scorretto di beni di AKITA.

Ciascun componente di AKITA deve utilizzare con scrupolo e parsimonia i beni a lui affidati ed evitare utilizzi impropri dei beni aziendali tutelando la proprietà fisica, la tecnologia e la conoscenza di AKITA, inclusi i segreti (anche professionali), le informazioni di proprietà esclusiva, la proprietà intellettuale e tutti i servizi offerti dall’organizzazione.

Si prescrive il dovere di curare la massima protezione dei computer, delle altre apparecchiature tecnologiche ed informatiche, nonché la sicurezza della rete al fine di proteggere le informazioni interne e confidenziali, ad esempio:

• proteggendo il computer da tavolo tramite l’utilizzo della password;

• sorvegliando e proteggendo il computer portatile sia in ufficio che fuori sede;

• attuando misure ragionevoli per proteggere i computer e la rete dall’introduzione di virus;

• tenendo file di backup;

• utilizzando solo software su licenza regolarmente acquisita ed approvati da AKITA.

AKITA ritiene fondamentale riconoscere l’esistenza e la portata dei diritti di proprietà intellettuale, nonché tutelare i propri diritti ed evitare di violare i diritti degli altri. Le leggi sulla proprietà intellettuale consentono ad AKITA di salvaguardare:

• brevetti;

• marchi di fabbrica;

• copyright;

• segreti commerciali e professionali;

• metodologie e informazioni e/o materiali di proprietà esclusiva dello Studio come: procedure di business, piani di marketing, clienti e mailing list, software e hardware, diritti di proprietà intellettuale e qualsiasi informazione non generalmente nota o disponibile al pubblico o nell’ambito delle professioni in cui operiamo.

Per tutelare il materiale confidenziale si suggerisce di apporre sui documenti avvertenze in merito al fatto che si tratta di informazioni confidenziali e di proprietà esclusiva, affinché coloro che ricevono tali informazioni comprendano che ne hanno a loro volta l’obbligo di tutela.

L’obbligo di tutelare la proprietà intellettuale e la proprietà esclusiva di AKITA rimane in vigore anche dopo aver lasciato l’organizzazione.

Tutti i documenti, messaggi e corrispondenza creati usando le risorse di AKITA, in formato elettronico o cartaceo, di carattere personale o professionale, sono di proprietà di AKITA.

L’accesso a Internet attraverso la rete di AKITA deve essere gestito responsabilmente e nel rispetto delle disposizioni di sicurezza. Poiché la sicurezza non può essere sempre garantita, le informazioni confidenziali, di proprietà esclusiva o delicate non devono essere mai trasmesse via Internet.

Qualora si utilizzi Internet per fini personali, sempre peraltro in via limitata e responsabile, bisogna fornire solo le proprie informazioni personali e non quelle di AKITA e/o dei suoi componenti.

Non bisogna sottovalutare l’importanza di salvaguardare le informazioni che potrebbero essere importanti in una logica di spionaggio e di sabotaggio industriale, in particolare:

• password dei computer;

• procedure di sicurezza;

• dati di ricerca tecnica e di marketing;

• piani di business;

• piani e strategie di marketing;

• informazioni confidenziali e di proprietà esclusiva del cliente;

• informazioni per lo sviluppo di prodotti.

Ogni divulgazione di simili informazioni è da considerarsi vietata e suscettibile di sanzioni.

Nel precedente impiego o occupazione professionale, il personale di AKITA potrebbe essere venuto a conoscenza od aver avuto accesso a informazioni appartenenti ai precedenti datori di lavoro o organizzazioni, ai rispettivi clienti o fornitori, o aver partecipato allo sviluppo di prodotti e/o metodologie di proprietà esclusiva.

AKITA si aspetta che coloro che operano, continuino a tutelare qualsiasi informazione di proprietà esclusiva acquisita presso terzi e che non la utilizzino nel lavoro attuale, né la rivelino ai colleghi, ai clienti o a persone con cui intrattengono rapporti di affari.

L’utilizzo di materiali o informazioni classificati come segreto commerciale da altri datori di lavoro o organizzazioni, oltre a contrastare con regole e principi di concorrenza leale e di integrità, costituisce un illecito.

Ciò vale anche (ma non solo) per il materiale che è tutelato da copyright o licenze, o per altro materiale che i terzi possono considerare di rispettiva proprietà esclusiva.

E’ dunque fortemente consigliato che chiunque inizi a collaborare con AKITA raggiunga adeguate intese con l’ente di provenienza per definire cosa si può utilizzare nella successiva attività professionale.

La mancanza di dovuta diligenza nel determinare ed onorare gli obblighi dei nuovi inseriti o collaboratori verso i precedenti datori di lavoro od organizzazioni di provenienza può determinare accuse di concorrenza sleale e (nei casi più gravi) di spionaggio economico, comportando così rischi di azioni legali e compromissione della reputazione di AKITA. Tutelare i segreti altrui rappresenta un impegno prioritario per AKITA; per questa ragione tutti gli accordi di non concorrenza, non sollecitazione o accordi similari stipulati con il precedente datore di lavoro o organizzazione devono essere consegnati al (e comunque portati a conoscenza di AKITA prima dell’inizio del rapporto di lavoro e/o collaborazione e rispettati per tutta la durata del rapporto stesso.

AKITA si aspetta, altresì, che chiunque lasci l’organizzazione tuteli il materiale, le metodologie e le informazioni di proprietà esclusiva (di AKITA, di clienti o di terzi) acquisite, indipendentemente dalla sottoscrizione di accordi di non concorrenza o non sollecitazione con AKITA.

AKITA persegue in modo inderogabile la tutela dell’integrità del proprio patrimonio in termini di clienti, persone, knowhow e relazioni, in un’ottica di condivisione delle risorse e delle proprie competenze tecniche nel rispetto di rigorosi standard di riservatezza.

Chiunque abbia intenzione di lasciare AKITA dovrà porre in essere, con adeguato anticipo, tutte quelle operazioni e cautele che consentano un adeguato passaggio di consegne tali da non arrecare discontinuità di servizio verso il cliente e problemi nell’organizzazione.

Le decisioni in merito ad accettazione di nuovi clienti e continuazione del rapporto con i clienti esistenti sono incentrate su:

• la solidità del business;

• la reputazione;

• l’integrità del management;

• il realismo e la ragionevolezza delle aspettative del cliente;

• la potenzialità di conflitti;

• l’attinenza delle proprie competenze;

• i vantaggi potenziali dei servizi al cliente;

• la corresponsione di un giusto onorario.

Per prendere queste decisioni è necessario ottenere e presentare informazioni accurate sui clienti esistenti e potenziali di AKITA.

Inoltre, i clienti ed i servizi loro prestati devono essere valutati per determinare se la continuazione del rapporto è accettabile dal punto di vista del rischio.

In conformità alle politiche di Risk Management adottate da AKITA ed in alcuni casi agli standard e alle norme professionali applicabili ciascuno ha la responsabilità di riconoscere i rischi relativi ai clienti seguiti e di sottoporli all’attenzione del proprio responsabile.

AKITA incoraggia la partecipazione ad attività benefiche e di servizio alla comunità.

Si auspica, tuttavia, che tale partecipazione consenta di mantenere un giusto equilibrio con le responsabilità professionali e gli obblighi di tutela della reputazione dell’organizzazione, nonché con gli interessi del attività. E’ importante valutare se tali attività hanno conseguenze positive o negative per AKITA, ovvero se causano conflitti di interesse. Si suggerisce di confrontarsi con il proprio riferimento al fine di essere certi di aver preso in considerazione tutti i pro e i contro.

Con riferimento alle organizzazioni professionali ed associative è interesse di AKITA che i suoi esponenti e collaboratori partecipino attivamente alle attività ed iniziative da queste promosse; è peraltro necessario che coloro che intendono diventare membri attivi degli organi e dei comitati di tali organizzazioni consultino e si raccordino con il proprio riferimento.

In relazione alle organizzazioni (anche lato sensu) politiche, è diritto di ciascun cittadino partecipare all’attività politica; l’eventuale attività politica non deve tuttavia inficiare la reputazione di completa indipendenza di AKITA. Non si deve fare proselitismo presso i clienti. Non si deve inoltre trarre vantaggio o usufruire del rapporto con AKITA nel partecipare ad attività politiche, che vanno considerate puramente personali. In caso di dubbi è necessario confrontarsi con il proprio riferimento.

Nelle attività benefiche e di servizio alla comunità, va tenuto presente che il conflitto di interessi si può riscontrare anche nel caso in cui si sia coinvolti in queste organizzazioni, indipendentemente dalle buone intenzioni. Quindi si suggerisce di discutere con il proprio riferimento la specifica situazione.

Qualora si presenti l’opportunità di collaborazione esterna dietro compenso, onorario o profitto, è necessario prendere in considerazione tutte le implicazioni che ne derivano, come ad esempio se tale opportunità pregiudica la performance personale o l’osservanza di disposizioni professionali e regolatorie. In ogni caso, trattandosi di opportunità di collaborazione esterna dietro compenso, l’offerta va accettata solo previa approvazione del proprio responsabile. In via generale il materiale sviluppato durante il lavoro svolto per AKITA, relativo alla professione, appartiene ad AKITA; dunque se l’opportunità di collaborazione esterna è associata ad AKITA e basata sulle proprie esperienze professionali, l’onorario appartiene ad AKITA.

Resta comunque vietata la prestazione di servizi in concorrenza con quelli tempo per tempo resi da AKITA.

Senza pregiudizio per le disposizioni professionali e regolatorie applicabili, non è altresì consentito esercitare attività commerciali private nei locali di AKITA durante l’orario di lavoro; nel contempo è necessaria l’autorizzazione del proprio riferimento per utilizzare le apparecchiature, i materiali, le risorse e le informazioni di proprietà esclusiva di AKITA per qualunque ragione economica o professionale esterna all’organizzazione.

In via generale, soci, collaboratori e professionisti ad ogni livello devono attentamente valutare se accettare cariche di amministratore o simili posizioni presso organizzazioni a scopo di lucro, incluse società di proprietà familiare.

Tutto ciò al fine di evitare conflitti di interesse ed impegni prolungati non appropriati. Analogamente, è necessario valutare di caso in caso se accettare posizioni di influenza non esecutive presso organizzazioni a scopo di lucro (ad es. in un organo di controllo o consultivo).

In via generale è consentita la carica di Amministratore, non retribuita, presso organizzazioni non profit che si occupano di attività sociali, culturali, didattiche o di servizio alla comunità, purché non siano clienti di AKITA.

Tuttavia, prima della nomina è necessario richiedere l’approvazione del proprio responsabile. In tutti questi casi è necessario sottolineare che si presta servizio a titolo personale e non in veste di rappresentante di AKITA.

Tutti i rapporti di AKITA, inclusi prospetti lavorativi, documenti giustificativi, note spese, fatture e conti, busta paga e rapporti di servizio devono essere accurati e corretti:

• garantendo l’accuratezza e la completezza di tutta la documentazione di proprietà di AKITA;

• conservando i conti, le scritture contabili e gli altri documenti fiscali;

• segnalando prontamente a clienti e fornitori eventuali errori di trascrizione o contabili e correggendoli subito attraverso appropriate richieste di accreditamenti e/o rimborsi .

Ciascun professionista o dipendente di AKITA è tenuto a predisporre e completare la nota spese una volta al mese.

Le spese sostenute relative ai servizi prestati al cliente devono essere ragionevoli ed appropriate.

La sottoscrizione di corrispondenza, lettere di incarico, pareri e atti, che contengono opinioni, collusioni o decisioni importanti, o che vincolino legalmente AKITA, deve essere eseguita esclusivamente dai soci ed Amministratori.

AKITA può inoltre nominare procuratori, anche al di fuori della società, determinandone le facoltà e le modalità di firma.

Tutte le questioni legali connesse ad indagini governative, controversie o contenziosi intentati o minacciati da terzi, e le problematiche simili, sono gestiti direttamente dai Soci ed Amministratori.

In caso di contatto da parte di un soggetto esterno in merito ad indagini, azioni legali o qualsiasi altra questione legale, è necessario comunicargli gentilmente che tutte le comunicazioni a questo proposito sono coordinate direttamente dai Soci ed Amministratori, che devono essere subito contattati per avvertire della situazione. In tali contesti deve essere evitato qualsiasi riconoscimento o dichiarazione ulteriore senza l’autorizzazione dei Soci ed Amministratori

Se si riceve un mandato di comparizione o simile richiesta per testimoniare o fornire documenti, occorre informare immediatamente – laddove possibile – Soci ed Amministratori.

La normativa vigente e le politiche di AKITA richiedono che alcuni documenti vengano conservati per un determinato periodo di tempo. In caso di azione legale in corso, o di indagine, non è consentito distrugger alcun documento pertinente.

Qualora al collaboratore o ad AKITA siano richiesti tali documenti, non è consentito in alcun modo modificarli.

Tali documenti includono, ma non si limitano a: fascicoli, carte di lavoro, corrispondenza e documenti elettronici.

La distruzione o falsificazione di qualsiasi documento potenzialmente attinente potrebbe causare, tra l’altro, un procedimento giudiziario per ostacolo alla giustizia o per falsa testimonianza e pregiudicare la reputazione di AKITA.

Senza pregiudizio per quanto precede, nel caso insorgano dubbi ragionevoli sulla legalità e/o sulla correttezza nel distruggere o modificare qualsiasi documento, è necessario consultarsi con i Soci ed Amministratori prima di agire.

Al fine di tutelare i soci, i professionisti, i collaboratori, i clienti ed ASKITA, in caso di controversia con terzi è fatto divieto di comunicare con legali esterni o rilasciare loro alcuna informazione od opinione relativa ad AKITA o al cliente senza prima aver consultato i Soci ed Amministratori.

La reputazione e l’immagine di AKITA si basano anche sui comportamenti e sull’immagine delle persone che ne fanno parte. Abbigliamento, aspetto e comportamento personale devono sempre riflettere professionalità, buon gusto, discrezione e buon senso.

Il personale rappresenta AKITA anche quando non è sul luogo di lavoro, quindi il suo comportamento deve sempre essere all’altezza della sua reputazione. Per esempio, il postare su internet foto, filmati ed immagini che pregiudicano, anche indirettamente, il decoro di AKITA e di chi ne fa parte potrebbe costituire motivo per l’avvio di una procedura di contestazione disciplinare e/o di infrazione al Codice deontologico della professione.

L’abbigliamento deve sempre essere adeguato; per il personale professionale maschile è richiesto il completo giacca e cravatta, evitando colori vistosi. Per il personale professionale femminile è richiesto un abbigliamento sobrio, mai vistoso e/o succinto.

Non sono ammessi piercing e tatuaggi visibili.

In alcuni casi, su istruzione del proprio responsabile, è ammesso l’abbigliamento smart casual.

In orario di lavoro occorre essere sempre reperibili, comunicando tempestivamente alla segreteria i propri appuntamenti e spostamenti. La mancata reperibilità può dare adito a sanzione. L’obbligo di reperibilità si riferisce a collaboratori autonomi, collaboratori e soci.

La richiesta di ferie e permessi, deve rispettare le apposite procedure.

E’ necessario garantire che le nostre comunicazioni pubbliche non danneggino la reputazione di AKITA, mettano in dubbio la sua indipendenza, violino la riservatezza, ledano le relazioni con i clienti o compromettano i rapporti con partner strategici.

In via generale, AKITA raggiunge un’importante posizione sul mercato grazie al valore del proprio capitale intellettuale. Le comunicazioni pubbliche devono porre l’accento sulla conoscenza dei settori in cui operiamo, sulle nostre competenze e sulla capacità nel risolvere complessi problemi di business, evitando di citare i nomi dei nostri clienti od operazioni effettuate.

Qualora si debbano intraprendere comunicazioni di carattere pubblico si suggerisce il confronto con il proprio responsabile.

Come prassi solo i Soci ed Amministratori, nonché soggetti espressamente autorizzati, rilascianocomunicazioni alla stampa e commenti ai media..

Spesso i temi trattati presentano implicazioni di natura legale o finanziaria per AKITA, e dunque i collaboratori non sono autorizzati a rilasciare alcuna intervista; nel caso in cui si creassero le condizioni per doverlo fare, è necessario consultare il proprio responsabile.

In caso di interviste pubbliche, o in presentazioni pubbliche in cui è presente la stampa, è opportuno non fare commenti specifici su incarichi di clienti, non esprimere opinioni su strategie di business, performance o prodotti e servizi di società specifiche, non fare commenti che potrebbero essere interpretati come consiglio di investimento di altri, non fare commenti denigratori, non esprimere giudizi in via confidenziale.

Al fine di evitare di compromettere i rapporti con il cliente, precedente e attuale, e di infrangere la riservatezza è necessario osservare le seguenti linee guida:

• i commenti pubblici sugli incarichi del cliente richiedono il permesso del cliente e l’approvazione dei Soci ed Amministratori;

• non si possono esprimere commenti pubblici a sostegno di un cliente nuocendo ad altri clienti;

• informazioni su rapporti con clienti che non sono di dominio pubblico non possono essere divulgate;

• i casi di esemplificazione a fini didattici (per pubblicazione) non devono identificare i clienti per nome a meno che il cliente abbia dato la sua autorizzazione e visionato la presentazione prima della pubblicazione, e previa autorizzazione dei Soci ed Amministratori.

I riferimenti a specifiche società espressi nel corso di comunicazioni pubbliche devono essere attinenti ai fatti e sostenuti da dati disponibili pubblicamente. Tuttavia, poiché persino un riferimento reale può essere dannoso per gli interessi della società identificata o per il cliente, il riferimento deve essere riesaminato dai Soci ed Amministratori.

In studi di ricerca, le società specifiche non devono essere menzionate, a meno che non si riceva previa autorizzazione dalle società stesse.

E’ proibito approvare pubblicamente prodotti o servizi di clienti o fornitori di AKITA, verbalmente, su carta stampata (inclusi libri e articoli pubblicati) o attraverso il proprio comportamento, nonché rendere approvazioni implicite. Esempi di approvazioni implicite sono il consenso all’utilizzo del logo “Akita Consult”

nella letteratura promozionale, o l’accostamento del logo con quello di altre società in stampati o materiale promozionale.

Anche consigliare la scelta di un fornitore potrebbe essere interpretata come un’approvazione implicita dei prodotti o dei servizi da questo forniti: la scelta di un fornitore è riservata e non deve essere divulgata senza consenso esplicito.

E’ consentita la semplice dichiarazione sull’utilizzo di uno specifico prodotto (ad es. una piattaforma tecnologica) senza commenti sulla qualità del prodotto.

AKITA consente la promozione non esclusiva di prodotti e servizi in joint venture e alleanze strategiche qualora il rapporto sia regolato da un accordo formale.

Nelle comunicazioni con l’esterno, qualunque dichiarazione su tematiche pubbliche o problematiche inerenti la professione deve essere in linea con la posizione ufficiale di AKITA.

Nell’interazione con enti regolatori, o altri professionisti terzi su richiesta di un cliente o di AKITA, soci professionisti e collaboratori rappresentano lo Studio e sono tenuti a comportarsi di conseguenza. In caso venga richiesto di sostenere una posizione (incluso quella di un cliente, di un’organizzazione commerciale o di terzi) di fronte ad un organismo che stabilisce gli standard, un ente regolatore o legislativo, è necessario consultare il partner di riferimento.

In caso di contenziosi per attività professionali, problematiche delicate e conflitti, che possono condurre a controversie, occorre rivolgersi ai Soci ed Amministratori.

6. Le nostre persone

Le risorse umane costituiscono il fondamento della nostra organizzazione ed il successo di AKITA dipende dalla professionalità e diligenza di ciascuna persona.

Lo svolgimento dell’attività professionale e lavorativa delle persone che fanno parte della nostra organizzazione devono essere improntati al rispetto dei seguenti principi generali di comportamento: onestà, diligenza, rispetto delle norme applicabili, lealtà, buona fede e tutela della persona.

In particolare, ci aspettiamo ed auspichiamo che ciascun individuo, nell’ambito delle proprie funzioni e delle proprie competenze, sappia:

• distinguersi per propositività e proattività;

• accrescere con ogni mezzo la propria preparazione e professionalità;

• far tesoro delle proposte di miglioramento provenienti dai colleghi;

• contribuire alla crescita professionale dei propri collaboratori;

• prendere decisioni e assumere rischi secondo logiche di sana e prudente gestione, assicurando il rispetto della legge e della normativa applicabile, nonché il corretto utilizzo delle procedure e del sistema di controllo dei rischi;

• considerare il risultato una propria responsabilità, motivo di soddisfazione e frutto del lavoro di gruppo.

Nei confronti di ciascun collaboratore abbiamo la responsabilità di operare nel pieno rispetto delle regole organizzative e gestionali e ci impegnamo a:

• assicurare un trattamento rispettoso, equo e meritocratico;

• favorire il giusto equilibrio tra vita lavorativa e vita privata;

• diffondere e consolidare una cultura della sicurezza dell’ambiente di lavoro e preservare, soprattutto con azioni preventive, la salute e la sicurezza dei lavoratori e dei collaboratori, tanto da un punto di vista fisico che psichico;

• garantire che le relazioni personali e i rapporti di parentela non diano origine a conflitti di interesse o impediscano di rispettare gli obblighi professionali;

• assicurare la tutela della privacy di ciascun individuo e il diritto a lavorare senza subire illeciti condizionamenti;

• offrire pari opportunità di lavoro senza discriminazioni di razza, sesso, età, orientamento sessuale, handicap fisici o psichici, nazionalità, credo religioso, appartenenza politica e sindacale;

• condannare ogni forma di molestia o atteggiamento intimidatorio e ostile nelle relazioni di lavoro interne o esterne;

• non tollerare, nel corso dell’attività lavorativa e nei luoghi di lavoro, che si sia sotto l’effetto di sostanze alcoliche, di sostanze stupefacenti o di sostanze analoghe, che si consumino o cedano sostanze stupefacenti.

Durante l’orario di lavoro, ciascun individuo è invitato a non svolgere altre attività che non siano congruenti con le proprie mansioni e responsabilità organizzative. Ciascuno ha la responsabilità della custodia e della conservazione dei beni fisici e delle risorse affidategli per espletare i suoi compiti. Ciascuno è inoltre tenuto ad utilizzare tali beni e risorse in modo adeguato e conforme all’interesse generale. I beni di AKITA quali ad esempio locali, attrezzature e informazioni riservate non possono essere utilizzati per scopi personali.

I sistemi di comunicazione di AKITA sono stati espressamente sviluppati allo scopo di condurre le attività lavorative e professionali.

Nell’utilizzo di computer, telefono, FAX, carta intestata e altri strumenti di comunicazione, è necessario adottare alti standard deontologici e di comportamento professionale, utilizzando tali risorse:

• in maniera legale (osservando tutte le leggi in materia di copyright, licenze ed altri accordi contrattuali);

• in maniera rispettosa (mantenendo etichetta, buon gusto e cortesia).

Articoli di cancelleria e altri moduli su cui è presente il nome di AKITA non devono essere utilizzati a scopo personale; la carta intestata deve essere utilizzata per comunicazioni sottoscritte da Soci ed Amministratori e da chi ne ha idonea procura.

Con riguardo all’utilizzo del telefono fisso e del telefono mobile, vanno osservate le seguenti regole:

• in caso di assenza deviare il telefono sul telefono della segretaria o sul voice mail

• durante le riunioni, specialmente con terzi, impostare il telefono su “silenzioso” o “riunione”

• lasciare sempre attiva la segreteria telefonica

• rispondere a tutte le chiamate e in tempi ragionevoli

Gli strumenti informatici (PC, accessori network, posta elettronica, accesso a internet e software) così come i dati trattati e/o archiviati su di essi sono di proprietà di AKITA e devono essere utilizzati per scopi lavorativi inerenti l’attività di AKITA.

Non è consentito:

allocare anche temporaneamente e/o per singole operazioni, nelle directories di rete, files e/o dati che non siano strettamente inerenti all’attività lavorativa;

esportare dati di proprietà di AKITA facendone copia non preventivamente autorizzata sul disco fisso del computer concesso in uso;

tentare di forzare le protezioni di sistema per accedere ad aree della rete al cui utilizzo non si è stati previamente ed espressamente autorizzati;

procedere all’indebita cancellazione e/o distruzione di dati memorizzati nelle banche dati presenti in rete;

consentire l’accesso alla rete e ai software applicativi a soggetti non autorizzati ancorché appartenenti all’organizzazione di AKITA.

L’uso personale di telefoni, FAX, e-mail e internet è consentito nei limiti di buon gusto e moderazione e in ragione delle priorità dell’organizzazione. L’invio e la ricezione di posta elettronica può avvenire soltanto mediante l’account assegnato e solo per fini strettamente legati all’attività lavorativa.

E’ proibito usare le reti di comunicazione elettronica e i mezzi telefonici per:

effettuare ogni forma di accesso e/o registrazione a siti i cui contenuti non siano strettamente legati all’attività lavorativa;

effettuare qualunque genere di transazione finanziaria ivi comprese le operazioni di remote banking, acquisti online e simili, salvo casi direttamente autorizzati da AKITA;

accedere a siti per attività non attinenti alle mansioni assegnate e nell’esercizio delle medesime;

partecipare per motivi non professionali a forum o utilizzare “chatline”, “bacheche elettroniche” e registrazioni in “guestbook”, anche utilizzando pseudonimi o nickname;

inviare file e/o dati verso Internet, fatta eccezione per quanto strettamente attinente alla propria attività lavorativa e nell’esercizio autorizzato della medesima;

scaricare, memorizzare e/o inviare messaggi e documenti informativi di natura molesta, oltraggiosa e/o discriminatoria per sesso, lingua, religione, razza origine etnica, opinione e appartenenza sindacale e/o politica;

utilizzare caselle email personali e senza alcuna relazione con l’attività lavorativa, sia tramite programmi di posta elettronica sia tramite l’accesso a siti internet che forniscono tale servizio;

trasmettere materiale pubblicitario o simile, e messaggi generalizzati a gruppi di utenti;

scaricare software gratuiti, salvo che ciò non sia espressamente autorizzato e materiale protetto da leggi sul copyright o file elettronici ad uso non professionale (file musicali o video …);

diffondere documenti interni;

diffondere intenzionalmente informazioni inesatte;

discettare sui clienti di AKITA o i mercati dei clienti.

Ciascun individuo è incoraggiato a stringere buone relazioni sia all’interno che all’esterno di AKITA, accettando quest’ultima che tali rapporti possano sfociare in relazioni personali strette. AKITA consente l’inserimento di persone che intrattengono rapporti di parentela con soci e componenti dell’organizzazione.

E’ dunque cruciale prestare la dovuta attenzione per garantire che i rapporti di parentela e le relazioni

interpersonali non creino situazioni in cui:

• sorgano problematiche di riservatezza, indipendenza e conflitto di interesse;

• persone della società beneficino o soffrano a causa di un rapporto di parentela e/o relazione interpersonale interno o esterno all’organizzazione.

E’ inoltre necessario che i Soci ed Amministratori vengano informati con tempestività di un qualunque rapporto di parentela e/o relazione interpersonale che possa dare origine alle suindicate situazioni.

Le persone che hanno rapporti di parentela e relazioni personali con un candidato all’inserimento non devono influenzare o partecipare in alcun modo al processo decisionale relativo all’inserimento; l’inserimento, inoltre, deve essere approvato dai Soci ed Amministratori.

AKITA non scoraggia rapporti di amicizia con il personale del cliente, tuttavia auspica che venga mantenuta l’obiettività e non si commettano azioni che compromettono gli interessi del cliente e quelli di AKITA. E’ opportuno consultare il proprio responsabile prima di prendere decisioni di inserimento o assegnazione che coinvolgano parenti o persone che hanno una relazione stretta con il personale del cliente ai fini del presidio dell’indipendenza.

Tale principio sussiste anche per le relazioni con i fornitori.

AKITA si impegna ad assicurare il miglioramento continuo della salute e della sicurezza sul lavoro anche attraverso la definizione di specifiche procedure ed il controllo della loro corretta implementazione al fine di tutelare e proteggere le nostre persone.

In merito a ciò, ciascuno ha il dovere di:

osservare le disposizioni e le istruzioni impartite ai fini della protezione collettiva ed individuale;

utilizzare correttamente ed in modo appropriato le apparecchiature, i mezzi di trasporto e comunque ogni dispositivo di sicurezza;

prendersi cura della propria sicurezza e della propria salute e di quella delle altre persone presenti sul luogo di lavoro su cui possono ricadere le conseguenze delle proprie azioni o omissioni;

non compiere di propria iniziativa attività che non sono di propria competenza e che possano compromettere la sicurezza propria o di altri;

• segnalare tempestivamente infortuni, attività e condizioni pericolose presso le sedi dello Studio, sia presso le sedi del clienti e i luoghi di lavoro fuori sede.

7. Le relazioni con i clienti

AKITA assicura che la conduzione degli affari sia improntata al rispetto dei principi di integrità e trasparenza. Il rapporto con il cliente deve favorire, nei limiti del possibile e nel rispetto della normativa e delle procedure, la sua massima soddisfazione, rispondendo alle sue richieste e aspettative.

In particolare tutte le azioni, le operazioni, le negoziazioni e, in genere, i comportamenti posti in essere nello svolgimento della professione devono essere improntati alla qualità, alla massima correttezza, alla completezza e trasparenza delle informazioni ed alla legittimità, non solo formale, sulla base delle norme vigenti e delle procedure interne.

I soci, i professionisti, i collaboratori ed il personale di AKITA sono tenuti a fornire informazioni complete, trasparenti, comprensibili e accurate, in modo tale che i clienti siano in grado di prendere decisioni autonome e siano resi consapevoli degli interessi coinvolti, delle alternative e delle conseguenze rilevanti. Devono altresì mantenere la riservatezza, evitare le situazioni in cui si possano manifestare conflitti di interessi e ad astenersi dall’avvantaggiarsi personalmente (o tramite la partecipazione di propri familiari o di terzi) sfruttando opportunità di affari di cui sono venuti a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni.

Ciascun individuo deve conoscere ed osservare gli standard professionali e i principi che regolano il modo in cui operiamo, incluse le policies che regolano l’ indipendenza e l’oggettività.

E’ necessario, infine, che ciascuno presti ciò che promette e prometta ciò che può prestare.

Lo stile di comportamento nei confronti della clientela è improntato alla disponibilità, al rispetto e alla cortesia nell’ottica di un rapporto di collaborazione e di elevata professionalità.

Per AKITA mantenere l’indipendenza di fatto e in apparenza è una priorità fondamentale, poiché integrità ed oggettività sono alla base dei nostri servizi professionali.

I requisiti di indipendenza si applicano ai soci, ai professionisti, ai collaboratori, ed a tutto il personale che fornisce servizi professionali.

Oltre ad evitare di operare investimenti diretti sui clienti, i requisiti di indipendenza orientano sia le attività finanziarie (per es. finanziamenti, intermediazioni, opzioni su azioni e fondi pensione) sia le attività non finanziarie (ed es. regali ed agevolazioni, prestazione di servizi in qualità di esecutore o fiduciario, ovvero di rappresentante o amministratore di un cliente …).

Nello svolgimento delle attività professionali i professionisti di AKITA hanno accesso ad informazioni non pubbliche e riservate sulle operazioni dei clienti e i loro rapporti di affari. La normativa vigente, ed i doveri etici e professionali, richiedono di tutelare la riservatezza di tali informazioni e di quelle inerenti al lavoro che si sta svolgendo per i clienti, sia durante gli incarichi, sia successivamente. In certi casi i clienti potrebbero chiedere che i loro nomi e il contatto con AKITA rimangano informazioni confidenziali. Quindi, come prassi, non devono essere rivelati pubblicamente i nomi dei clienti ed i relativi incarichi che non siano di dominio pubblico, salvo autorizzazione del cliente.

Occorre inoltre astenersi dall’utilizzare per uso personale le informazioni del cliente o inerenti l’incarico, mantenendo l’obbligo di tutelare tali informazioni delicate anche nel caso si lasci AKITA.

Accedere ad informazioni del cliente per trarne beneficio non solo è immorale, potrebbe anche violare disposizioni di leggi e normative sull’insider trading. Coloro che intendono investire in clienti devono sempre usare buon senso e diligenza nel prendere decisioni di investimento, chiedendosi preliminarmente se sia lecito acquisire titoli delle società clienti essendo in possesso di informazioni non disponibili al pubblico. In caso di dubbio, bisogna astenersi dall’operare simili investimenti, chiedendo l’opinione del proprio responsabile.

Non bisogna dimenticare che la fiducia è un elemento cruciale nella relazione con i clienti. Poiché quasi ogni incarico comporta l’accesso ad informazioni sensibili, i clienti devono esser sicuri che tali informazioni rimarranno riservate. Per tale ragione è necessario usare la massima prudenza nel parlare del proprio lavoro con familiari ed amici, astenendosi in caso di dubbio.

Salvo autorizzazione da parte del cliente, o obblighi di legge o normative professionali, non è consentito discutere degli affari privati dei clienti al di fuori di AKITA, né con alcun altro collaboratore o dipendente di AKITA che non abbia legittima necessità di venirne a conoscenza. E’ altresì opportuno non condividere informazioni riservate con il personale del cliente non specificatamente autorizzato a ricevere tali informazioni ed è necessario avvisare il proprio responsabile se si ricevono domande su questioni confidenziali dai dipendenti del cliente che non siano stati identificati come contatti adeguati.

E’ necessario prestare la massima cautela quando si discute d’affari o si lavora in luoghi pubblici (aerei, treni, ristoranti …); dobbiamo altresì preservare privacy e riservatezza nell’utilizzo di cellulari, Internet ed altre forme di comunicazione che potrebbero non essere sicure o causa di divulgazione non autorizzata (sia pure involontaria).

E’ dovere di ciascuno non rivelare ad estranei l’identità dei clienti presso cui si sta lavorando; qualsiasi domanda riguardante il lavoro sul cliente o il contenuto di documenti o informazioni deve essere riferita al proprio responsabile.

Non si può chiedere ad AKITA di divulgare informazioni riservate del cliente, salvo procedimenti legali obbligatori.

Ai sensi della legge e dei regolamenti della CONSOB, è illegale acquistare o vendere titoli negoziati su mercati regolamentati italiani sulla base di informazioni riservate rilevanti nonché trasmetterle a terzi che potrebbero utilizzarle per le medesime finalità.

Le informazioni riservate possono provenire non solo dai clienti, ma anche dai fornitori, subappaltatori, soci di joint venture, o da qualsiasi altra entità o soggetto con cui lo AKITA o chiunque in AKITA è in contatto nel normale corso della propria attività. Anche se le informazioni derivano da un soggetto che opera per un’altra organizzazione e riguardano un’entità con cui AKITA non ha collegamenti diretti, si potrebbe trattare di informazioni riservate e dunque agire sulla loro scorta potrebbe essere non appropriato o addirittura illegale.

Le norme che governano l’insider trading si applicano ai titoli di qualsiasi società quotata.

Le norme di indipendenza limitano il possesso e le modalità di negoziazione di titoli dei clienti e di entità collegate con i clienti stessi. Le prassi professionali precludono la divulgazione di informazioni confidenziali del cliente.

In materia di insider trading si applicano le seguenti regole:

• le informazioni ottenute nel corso del lavoro svolto per AKITA, che non sono divulgate al pubblico, non possono essere mai utilizzate a beneficio personale proprio o di terzi nella compravendita di titoli o ad uso personale dei soggetti con cui si condividono tali informazioni;

• Ogni acquisto o vendita di titoli di qualsiasi società quotata (persino una società che non è cliente) può essere interpretato come violazione alla norme di insider trading se la persona coinvolta nella transazione ha accesso ad informazioni rilevanti non pubbliche sulla società per mezzo del suo impiego o di una “soffiata” da qualcuno che ha avuto accesso a tali informazioni;

• Se nel corso del lavoro si viene a conoscenza di attività di un cliente o di un non cliente, che possano influenzare il prezzo delle azioni, non si possono acquistare o vendere titoli sulla base di quanto appreso su tale attività fino a quando le informazioni non saranno divulgate pubblicamente e il mercato non avrà avuto il tempo di assimilarle e reagire.

Tali regole si applicano a ciascun individuo di AKITA, a tutti i livelli ed in ogni posizione. Chiunque violi coscientemente tali regole potrebbe dover affrontare le seguenti conseguenze:

• sanzioni decise da AKITA, fino all’allontanamento ed al licenziamento;

• azione civile della CONSOB e relativi provvedimenti disciplinari;

• azione civile per danni intentata da coloro che hanno effettuato compravendite sul mercato nello stesso periodo in cui le informazioni riservate sono state utilizzate impropriamente;

• azione penale con pena della reclusione.

Nel dubbio se il comportamento possa violare le politiche di AKITA e/o le norme che regolano l’insider trading, è necessario farsi guidare dal proprio buon senso, dall’integrità e dalla discrezione e sempre consultare il proprio responsabile.

E’ di fondamentale importanza valutare continuamente se un incarico, proprio o dei colleghi, ponga un problema di indipendenza e di conflitto di interesse. I clienti potenziali e gli incarichi devono essere sottoposti ad una valutazione del rischio per identificare tali conflitti.

In alcuni casi, provvedere a fornire un’informativa alle parti interessate o prendere misure precauzionali può essere sufficiente a risolvere il conflitto; in altri casi, invece, il rischio di conflitti potrebbe risultare talmente alto da precludere l’accettazione di un nuovo cliente o di un nuovo mandato.

In tutte le questioni che presentano un conflitto di interesse effettivo o potenziale è necessario consultare il proprio responsabile

E’ di fondamentale importanza che il personale di AKITA acquisisca sempre nuove competenze e sia aggiornato sugli sviluppi della specializzazione prescelta; a tal fine AKITA promuove la partecipazione a programmi di formazione professionale.

E’ estremamente importante che le interazioni con i clienti e i colleghi siano professionali. I dipendenti del cliente devono essere trattati in modo cortese e discreto. Qualora sorgesse un problema con un dipendente del cliente, è necessario riferire la questione al proprio responsabile.

Nel momento in cui si opera presso la sede del cliente, ciascuno è tenuto a conoscere ed aderire alle norme del cliente e alle procedure applicabili da questo implementate.

Poiché la natura del lavoro svolto richiede di assentarsi spesso dall’ufficio, è necessario garantire ai clienti la costante reperibilità nelle ore lavorative, lasciare un recapito quando non si è in sede, nonché informare AKITA se si è nell’impossibilità di presentarsi al lavoro. Durante le ferie, è necessario lasciare un recapito per casi di emergenza.

Il personale di AKITA è sempre tenuto a preservare e proteggere i beni del cliente, inclusi i suoi documenti (indipendentemente dal formato cartaceo od elettronico).

8. Relazioni con il mercato

Nel quadro della correttezza istituzionale della propria azione professionale, AKITA garantisce che il modo in cui interagisce con clienti, fornitori e concorrenti sia improntato alla massima fiducia ed al rispetto reciproco.

Per consentire che la concorrenza si svolga lealmente ed eticamente, AKITA ha fissato alcune regole e comportamenti nel presente documento Codice di Condotta, pur ricordando che altre regole sono contenute nella normativa vigente, inclusa quella antitrust. In caso di dubbi sul comportamento da adottare, è necessario consultare il proprio responsabile.

Nei rapporti con il mercato AKITA si impegna a:

• trattare clienti, fornitori e concorrenti in modo da creare un rapporto di fiducia a lungo termine e consolidare la propria reputazione in termini qualità, servizio ed integrità;

• non discutere la determinazione di fees, politiche, contratti, servizi o qualsiasi informazione di proprietà esclusiva con i concorrenti;

• non ottenere impropriamente, utilizzare o condividere con altri qualsiasi informazione confidenziale o di proprietà esclusiva relativa ai concorrenti;

• non dare, ricevere o richiedere nulla di valore da clienti o fornitori che potrebbe essere percepito come un modo per influenzare una decisione per assegnare incarichi di consulenza o ordini di acquisto;

• non violare i diritti di proprietà intellettuale di altri copiando o duplicando materiale tutelato da copyright o da altri diritti di privativa.

AKITA è impegnata a promuovere i servizi in modo corretto e secondo i principi della concorrenza leale, in particolare:

• non stipula contratti o accordi intesi a ridurre slealmente o ad eliminare la concorrenza concordando con i concorrenti prezzi e/o ripartizione della clientela;

• non scambia con concorrenti informazioni sensibili dal punto di vista concorrenziale;

• non interferisce in modo illecito nei contratti e rapporti tra un cliente potenziale ed un concorrente;

• fornisce, se richiesto, chiarimenti e comparazioni reali ed accurate rispetto ad eventuali concorrenti.

Ai fini di proposte professionali o per altri usi, la raccolta da parte di AKITA di informazioni sulla concorrenza deve rispondere ai seguenti criteri:

• non considerare le medesime azioni come illecite, se operate nei propri confronti;

• utilizzare metodi in grado di rispondere all’esame dell’opinione pubblica;

• evitare attività che compromettano la buona percezione del cliente, o del potenziale cliente, sull’integrità,

credibilità e reputazione di AKITA;

• compiere attività lecite ed in conformità con le politiche dei clienti attuali e potenziali;

• ricercare ed utilizzare solo informazioni che è legittimo ottenere e ritenute utili nel prestare il servizio al cliente.

Durante le diverse fasi del processo di presentazione delle proposte, si viene spesso a conoscenza delle proposte dei concorrenti e/o di altre informazioni che li possono riguardare . In questo contesto, potrebbero verificarsi situazioni in cui, prima della scelta del fornitore di servizi, un potenziale cliente intenda condividere con AKITA le proposte dei concorrenti al fine di ottenere il miglior prezzo ed il miglior servizio. Quando si ricevono tali informazioni, dopo aver verificato che non sono vietate dalle politiche aziendali del cliente, né da altre restrizioni legali, è necessario accertarsi se esse siano confidenziali o di proprietà esclusiva. Qualora non lo siano, è possibile ottenere od utilizzare le informazioni che soddisfano i requisiti generali elencati al paragrafo precedente..

Una volta completato l’iter della proposta, è consentito chiedere alla direzione della società di condividere con AKITA quelle informazioni non confidenziali sulla proposte dei concorrenti che si ritenga appropriato acquisire, e ciò con lo scopo esclusivo di fornire meglio soddisfare le esigenze del cliente o per conoscere il motivo per cui non si è stati scelti, in un’ottica di continuo miglioramento dei servizi professionali offerti.

Nel caso un rappresentante del cliente suggerisse di violare la politica della propria società per fornire ad AKITA un vantaggio su un concorrente, è necessario discutere l’offerta con il proprio responsabile al fine di valutare l’integrità del potenziale cliente.

E’ lecito raccogliere informazioni sul mercato, incluso informazioni riguardanti i concorrenti e relativi prodotti e servizi. Tuttavia, poiché è dovere di AKITA competere correttamente ed evitare persino l’apparenza di accordi ed intese improprie con i concorrenti, non si deve ottenere o utilizzare in maniera non adeguata qualsiasi informazione riservata su prodotti, tariffe, condizioni, mezzi tecnologici o piani di marketing dei concorrenti.

E’ necessario quindi tenere presente le seguenti regole:

.in via generale AKITA non stipula contratti di esclusiva o “vincolanti” con clienti e terzi che condizionino i servizi che possono essere prestati ad un altro cliente. In via straordinaria possono essere considerate solo quelle eccezioni in cui il cliente, il potenziale cliente, o un terzo sia così strategicamente importante che i sacrifici risultanti da tale accordo possano essere giustificati.

.poiché le relazioni intrattenute con il mercato si basano sul servizio che prestiamo ai clienti a fronte di onorari, di corrispettivi ai fornitori di beni e servizi, e sui vantaggi reciproci realizzati con i partner, anche ai fini della massima indipendenza e integrità, non è consentito alcun genere di scambio con clienti, fornitori o altre persone con cui AKITA è in rapporti, salvo che il valore di tale scambio non sia di importo modesto.

Lo scambio di cortesie quali piccoli regali, pranzi ed intrattenimenti è una diffusa pratica di business, tuttavia in via generale, si deve osservare un limite di 100 euro sui regali fatti o ricevuti. Quando si riceve un regalo che superi il valore di 100 euro, è obbligatorio rifiutarlo; nel caso si reputi che il rifiuto del regalo possa influire sulle relazioni con il cliente è necessario sottoporre la questione al Socio responsabile.

Qualora rifiutare l’invito ad un evento sociale possa essere causa di delusione per un fornitore o per un cliente, è opportuno accettarlo, avendo l’accortezza di richiedere la preventiva approvazione del proprio responsabile.

Il termine intrattenimento include (ma non si limita a) pranzi, eventi di beneficenza e sportivi quali gare di golf, feste, rappresentazioni teatrali e concerti. Quando si accetta l’invito ad un evento è necessario utilizzare buon senso, evitando la partecipazione ad eventi inadeguati, grossolani od offensivi.

.in nessuna circostanza si possono richiedere, accettare o offrire direttamente o indirettamente regalie, offerte o donazioni di alcun tipo, incluso lo scambio improprio di denaro, finanziamenti, privilegi speciali, favori personali, agevolazioni e/o servizi. E’ necessario consultare il Socio responsabile per verificare se un’operazione in tale contesto deve considerarsi permessa o meno.

9. Analisi delle decisioni e delle attività

Poiché la stima e la fiducia nel singolo rappresentano l’asse portante del rapporto con il cliente, richiediamo a ciascun professionista, collaboratore e dipendente di svolgere con regolarità un’analisi attenta degli aspetti pertinenti le proprie decisioni ed attività.

Ciò consentirà a ciascuno di identificare e sviluppare i criteri per decidere quali aspetti hanno la maggiore significatività e sono importanti per il corretto svolgimento della professione.

Il mio comportamento è conforme ai principi etici, legali e deontologici della professione?

Il mio comportamento e le mie decisioni richiamano i valori e i principi a cui si ispira AKITA?

Sono consapevole delle mie responsabilità?

Sono consapevole del fatto che le mie azioni e la mia condotta si riflettono su AKITA e sui clienti?

Ho valutato correttamente il rischio e ho considerato le migliori linee di azione?

So con chi condividere preoccupazioni e dubbi?

Lavoro insieme agli altri?

In caso di dubbi in merito all’applicazione e al rispetto del presente Codice di Condotta, e/o per segnalare violazioni, si suggerisce di rivolgersi ai Soci ed Amministratori.